Episodio 112 – Usare Gmail

Episodio 112 – Usare Gmail

 
 
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Una serie di pillole su come usare al meglio la casella di posta di Google: In questa puntata non si parla di privacy p di chi può leggere i miei dati, ma solo di come avere un rapporto migliore con questa casella di posta

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A Torino
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Prima di tutto riprendo il discorso sui display, affrontato in parte nella puntata scorsa sul Pixel.
Mi ha inviato un messaggio l’ascoltatore Davide Gatti e mi ha precisato tutte le tecnologie che adesso usano i display LED per migliorare colori e neri.
Avevo detto che il pixel nero è uno schermo dietro a una matrice di LED sempre bianca.
L’evoluzione corre, si sa. e in Tecnologia corre di più.
I nuovi display con tecnologia LED hanno una matrice di DEL molto piccoli dietro ai cristalli liquidi, in modo che se una zona è nera, viene spenta la retroilluminazione di quella zona, migliorando così il contrasto.
Alcuni hanno anche dei LED colorati, in modo che possano spingere su determinati colori dei singoli pixel.
Ho fatto un rapido sunto del suo messaggio, giusto per non fare una puntata pixel bis.
Grazie Davide, da adesso anche io ne so qualcosa di più.

Passiamo alla puntata di oggi, che è praticamente una serie monotematica di Tip.

Uno dei metodi più utilizzati per le comunicazioni, da un po’ di anni a questa parte è la posta elettronica.
indicativamente tutti ne abbiamo una o, spesso, più di una.
Facendo due conti io ne ho 8. Di queste ne controllo regolarmente 3 o 4.
Nel mondo ci sono 3,7 miliardi di utenti che hanno una casella di posta e vengono mandate 269 miliardi di mail al giorno.
Alla fine del 2018 Google ha detto di avere un miliardo e mezzo di utenti per il suo servizio Gmail.
Oggi parliamo di Gmail e di come usarla la meglio, più che una pillola di come funziona è una pillola, o meglio, più pillole, di come si usa.
Io ho 3 caselle Gmail, due delle quali sono del servizio professionale G Suite, ci lavoro e le ho studiate, insomma, ci sono cose interessanti poco conosciute che oggi vi elencherò.
Prendete appunti.
O, meglio, soprattutto se siete alla guida o di corsa, ascoltate e poi andate a guardarvele sul sito, trovate tutto scritto, come al solito.
Preambolo importante: Google non è il mastro della privacy e ha detto più volte che usa il contenuto delle mail per fare pubblicità o per addestrare le sua AI.
Come la maggior parte dei provider di posta, escluso Protonmail e pochi altri, Google ha accesso a tutte le mail che passano sui suoi server. 
non temete, lo stesso tipo di accesso ce l’ha l’amministratore di rete che vi sta fornendo il servizio di posta sul suo server Linux con postfix o su Windows con Exchange
Uno lo sa e decide se usare il servizio o meno.
Oggi non parliamo di sicurezza o di privacy dei dati.
Parliamo di Gmail, limitato alla posta e non a tutte le app di contorno che ha Google nel suo pacchetto.

Come anticipato in qualche tip di alcune puntate fa, il nome utente di gmail può essere modificato, questo non impedirà alle mail di arrivare, ma vi permetterà di lavorarci in modo più organico.
Nello username i punti non contano, (questo vale per le mail gratuite con dominio gmail.com) quindi la mail mario.rossi, mariorossi o m.arior.ossi sono la stessa identica mail.
La stessa cosa vale se aggiungete un + we un testo successivo alla vostra mail, le mail arriveranno correttamente.
Quindi se volete registrarvi ad una newsletter potete farlo con nome utente mario.rossi+newsletter@gmail.com
Le mail vi arriveranno in ogni caso.
Ma a che serve? A usare i filtri.
E che cosa sono i filtri?

E’ quasi magia.
Potete chiedere a Gmail di fare delle cose per voi a seconda di alcune regole che avete impostato.
Dalla casella di posta in alto aprite il menu con il triangolino verso il basso che vedete a destra e impostate alcuni parametri.
Ad esempio che il destinatario della mail è mario.rossi+newsletter@gmail.com.
Al posto di fare cerca, potete fare crea filtro.
A questo punto si apre la magia. 
potete decidere come trattare la mail in arrivo.
Visto che il destinatario è quello della newsletter alla quale vi siete iscritti, la potete trattare in base all’importanza.
Potete applicare un’etichetta
Segnarla come già letta così resta in posta in arrivo, ma non vi genera la notifica sul telefono
Archiviarla direttamente, se è una newsletter che vi interessa cercare, ma non da leggere subito tutte le volte che arriva
Inoltrarla a qualcuno
Eliminarla direttamente, se non vi interessa più leggerla.
Potete anche fare una o più combinazioni di queste regole.
Da quel momento ogni volte che vi arriverà una mail con quel destinatario, sarà trattata nel modo deciso.

Come li uso io i filtri?
Ne ho alcuni che sono imprescindibili.
Il primo indica che se nel testo c’è cc: la mia mail, la segna come già letta e applica l’etichetta CC.
Quindi non mi arriva la notifica, resta lì e so che sono in copia, magari non la voglio leggere subito perché so che non sono io il destinatario.
Un piccolo reimnder su come si usa la posta elettronica: riascoltate la puntata 55.
Un altro filtro molto comodo, è quello che mi applica un’etichetta rossa, se la mail arrivano dal sistema che mi segnala i problemi sulla rete
Le newsletter sono tutte filtrate con l’etichetta NL e con la segnalazione come già letto, le leggerò quando riesco.
in base a un filtro potete anche decidere di inoltrare una mail a qualcun altro. Questa cosa apre una quantità di scenari impensabili.

Ma ‘ste etichette che sono?
Immaginate la casella di Gmail come un grande calderone in cui sono messe tutte le mail che arrivano.
Un gran casino.
Le etichette non sono altro che dei metodi per distinguere alcune mail dalle altre. 
Le mail in posta in arrivo avranno l’etichetta posta in arrivo. Se tolgo quell’etichetta non le vedrò più in posta in arrivo e saranno in “tutti i messaggi”, si dice archiviare.
Io tengo in posta in arrivo solo le cose che devo fare, il resto è tutto archiviato. Se mi serve recuperarlo lo cerco con la ricerca interna che è una figata pazzesca e funziona alla grande.
Adesso mi direte: beh, ma allora sono come le cartelle!
E invece no: perché una mail potrebbe stare in una sola cartella, ma può avere più etichette contemporaneamente.
Iniziate a fantasticare su come si può gestire la casella di posta con una modalità simile.

Andiamo avanti, se no questa puntata dura 6 giorni.

Nelle opzioni della casella di posta potete impostare l’annulla invio.
E’ una funzione che salva la faccia e le figuracce.
Alzi la mano chi ha inviato una mail e appena fatto click ha pensato “no, ho scordato l’allegato” oppure “ma avrò scritto alla persona giusta?”
Bene, l’annulla invio vi tiene la mail ferma ancora per qualche secondo, durante il quale potete annullare e riprenderla.

Un’altra opzione veramente interessante è il pulsante di Rispondi a tutti impostato come default.
Spesso mi arrivano mail con in copia altre persone e normalmente la modalità corretta è rispondere a tutte le persone in modo che possano leggere la conversazione. Con il rispondi a tutti come prima opzione, non capiterà più di rispondere ad una sola persona e poi inoltrare la risposta agli altri perché ce li si è scordati.

Sempre lì vicino c’è l’opzione del rispondi e archivia.
Leggi la mail, rispondi e questa sparisce dalla posta in arrivo, ci tornerà quando riceverà una nuova risposta e sarà nuovamente da leggere.
La mia missione è vivere a inbox zero, o almeno ci provo.

Gmail usa l’aggregazione delle conversazioni, cosa che trovo molto utile.
A volte però si rende necessario rompere il raggruppamento delle mail perché si parla magari solo con una delle persone coinvolte.
Basta fare “rispondi” e poi, in alto a sinistra della casella di risposta, a sinistra del destinatario, aprite il menu con il triangolino che punta verso  il basso e selezionate “modifica oggetto”.
Fatto.
Facile ed efficace

Usate Chrome con mille tab e non avete voglia di andare a vedere se è arrivata una mail e soprattutto odiate le notifiche? C’è una piccola opzione che fa al caso vostro. In impostazioni, poi avanzate, si può attivare l’icona dei messaggi da leggere.
Nell’icona della scheda del browser comparirà un numeretto con la quantità dei messaggi da leggere, in modo da capire subito se è da guardare oppure no.
Questa è inutile se vivete con milioni di mail da leggere.
Io, in tutta sincerità non ce la faccio.

Se avete più di un account, potete usare Gmail come accentratore di tutte le mail, praticamente come se fosse Outlook.
Nelle impostazioni potete aggiungere più account, con i classici parametri e Gmail scaricherà le mail per voi.
Con il filtro giusto, ogni mail da altri account avrà la sua etichetta e si può impostare che la risposta avvenga mettendo come mittente la mail alla quale era stata spedita la prima.

La colonna laterale dove ci sono le etichette è molto personalizzabile, potete decidere che alcune etichette di sistema siano visibili solo se hanno mail da leggere dentro, come ad esempio quella di spam.
Tra l’altro, il servizio antispam e antivirus di Gmail è davvero eccellente.
L’unica cosa che non si può fare è allargarla.
Se avete alberi di etichette molto corposi potreste perdere la possibilità di leggere le etichette più annidate.
Per fare questo si può installare su Chrome un’estensione che fa al caso vostro: Vet Tools Gmail Column resizer https://chrome.google.com/webstore/detail/vettools-new-gmail-resize/jnfhoblnjnlophildpaokbkolhckdpcd?utm_source=chrome-ntp-icon
Con questo plugin potete andare ad allargare la colonna di sinistra a piacimento.

Capita di ricevere una mail che vi servirà dopo parecchio tempo, a me ad esempio capita con i biglietti dei concerti: compro il biglietto, mi arriva la mail da stampare e sistematicamente se la stampo, nei 6 mesi di attesa per il concerto, mi perdo il foglio.
C’è la comodissima funzione “posticipa”, ha l’icona di un orologio e potete decidere che questa mail vi venga riproposta, con relativa notifica, come se fosse una mail nuova, al giorno e l’ora prestabiliti.

C’è anche la possibilità di spedire una mail ad un orario preimpostato.
La scrivete e volete che venga recapitata in un certo giorno ad una certa ora, se aprite il triangolino a fianco al bottone “invia”, è possibile pianificare l’invio.
Le mail pianificate restano ancora modificabili prima dell’invio.
Insomma, una bella comodità.

Direi che come basi per usare meglio Gmail, un po’ di parole le abbiamo dette. Se vi vengono in mente altri trucchi, sapete come trovarmi, e se non lo sapete, ve lo dico tra poco.

I contatti
Vi ricordo, come sempre, che trovate tutte le informazioni e i contatti relativi a questo podcast sul sito pillole di bit con il punto prima dell’IT, trovate le note dell’episodio e l’intero l’intero script della puntata, con tutto quello che ho detto.
Il metodo più facile per comunicare con me è entrare nel gruppo telegram del podcast, una piccola community di 130 di persone, si accede da www.pilloledib.it/telegram.
Ho attivato un secondo canale su Discord, con un sacco di stanze tematiche dove si può discutere degli argomenti del podcast, proporre cose nuove e chiedere informazioni. Come si arriva? www.pilloledib.it/discord.
Sentitevi liberi di scegliere la piattaforma che preferite.

Ho cambiato un po’ la questione delle donazioni.
Innazitutto: perché donare a questo podcast?
Perché realizzare e mantenere un podcast ha un costo di avvio e un costo annuo, soprattutto per il dominio, lo spazio disco e il servizio Spreaker per la condivisione sulle piattaforme più comuni.
Realizzo il podcast come hobby, quindi per me non è un’attività che mi serve a pagare l’affitto, diciamo che una donazione è un bel modo di comunicarmi “stai facendo un buon lavoro”
Quindi, come si può donare?

Sul sito trovate tutti i link.
C’è l’ormai famoso Paypal, con il quale potete fare una donazione singola o ricorrente
C’è Satispay, piattaforma per il pagamento da smartphone, qui la donazione è singola e per me ci sono un po’ di trattenute in meno
C’è anche patreon, dove potete abbonarvi al podcast con diversi importi mensili
Quello di base da 2 dollari al mese (eh, non c’è in Euro) vi garantisce l’accesso automatico alla chat riservata ai sostenitori su Discord e vi permette di avere gli adesivi del podcast, una volta all’anno, a patto di mantenere attivo l’abbonamento
Quello successivo da 5 $ aggiunge la possibilità di ascoltare le registrazioni in diretta (questo da settembre, tutte le domeniche sera) e partecipare con qualche domanda alla fine della registrazione
Con 8 $ al mese potete anche avere le registrazioni delle domande e risposte fatte in diretta
Con 12 $ al mese potete richiedere un argomento per una puntata ogni 6 mesi, che io mi impegnerò a studiare e realizzare (con i miei limiti)
Se volete invece solo gli adesivi c’è un form da compilare con i vostri dati e a fronte di una donazione su qualsiasi piattaforma, ve li spedisco a casa.
Se avete donato e siete su Discord, mandatemi un messaggio lì che vi inserisco nei gruppi appositi.

Ho altri due podcast, uno molto più nerd: geekcookies, lo trovate sul www.geekcooki.es 
L’altro non è tecnologico, parla di Torino, la città dove vivo da sempre. 
Lo trovate sul sito www.iltucci.com/atorino

Prometto che dalle prossime puntate non vi tedio più con questa pappardella lunghissima e vedo di riassumerla.

Il tip
Il tip di questa settimana è su Windows.
Tutti gli utenti di Linux e MacOS si sono sempre bullati di avere una fantastica gestione dei desktop multipli, che Windows non gestiva, se non con software di terze parti.
Bene, in Windows 10 si possono gestire in modo abbastanza comodo.
Aprite la visualizzazione attività con il pulsante con i rettangolini accanto al menu start o a Cortana. Oppure premete la combinazione di tasti Win+TAB.
A questo punto in alto trovate il pulsante per aggiungere più desktop.
una volta aggiunti potete trascinarci dentro le finestre che volete dividere.
Per spostarsi rapidamente da un desktop a un altro basta premere i tasti Ctrl+Win e la freccia a destra o a sinistra.
Potete mettere molti più desktop di quelli che pensate di poter utilizzare, sicuramente oltre i 4 non vi consiglio di andare, perché poi vi scordate dove avete messo le finestre.